Оптимизация штата без снижения качества работы. (Нет, это не про увольнения).

2025 год выдался сложным. Еще осенью, согласно опросам, каждый десятый работодатель планировал сокращать штат в будущем году. Причины очевидны: у бизнеса сегодня одна из ключевых проблем — фонд оплаты труда растет быстрее, чем прибыль. При этом сокращение — это риски для процессов, репутации, атмосферы в команде, а работать «как раньше» уже не получается. Поищем альтернативы?

На связи Влад Кармаков из Siberian.pro. Сегодня я разберу, как современные цифровые технологии позволяют провести кадровую оптимизацию без потери качества работы, почему «оптимизация штата сотрудников» — это не обязательно увольнения, а еще расскажу про этапы внедрения и реальные кейсы из нашей практики.

В кризисные периоды, когда прибыль снижается, руководству приходится принимать сложное решение. Звучит оно обычно так: «Нам нужна оптимизация штата». 

Кто-то за этой формулировкой сразу слышит массовые сокращения, но в действительности методов оптимизировать расходы на персонал существует несколько.

• сокращение численности сотрудников (да, это все-таки рабочий метод);
• повышение доли квалифицированных специалистов среди персонала;
• сокращение денежных расходов на кадры;
• проведение мероприятий по обучению сотрудников для повышения эффективности их работы;
• оптимизация рабочего времени персонала.

Это по классике. Я же добавлю еще один метод, важность которого в 2025 году сложно переоценить:

• предоставление команде технических средств и способов работы, способных многократно увеличить ее результативность. И, следовательно, кратно снизить расходы на персонал.

Интересно, что именно внедрение технических инструментов позволяет реализовать сразу несколько методов кадровой оптимизации одновременно. Как это работает? Давайте посмотрим. Сначала в общем случае, а затем перейду к реальным примерам.

Как я уже сказал, сокращение штата — это вполне рабочий метод уменьшения операционных расходов. Но увы, проблему он решает лишь поверхностно. Это как вычерпывать воду из прохудившейся лодки. Если пробоина на месте, проблема сохранится: компания продолжит терять деньги, а оставшиеся сотрудники будут работать в прежних неэффективных условиях. Да, бизнес получил отсрочку, но какой ценой?

Поэтому прежде чем думать о сокращении штата, стоит подумать об оптимизации его работы. Ведь часто выясняется, что большая часть рабочего дня уходит на рутинные операции, бесконечные согласования и поиск информации по разным каналам. Т.е. это не штат дорогой, а рабочие процессы неэффективны!

Ваша задача — найти все подобные «узкие места» и устранить их. Как? С помощью технологий. Основные направления оптимизации таковы:

Очень часто целые отделы задействованы в важных, но типовых активностях: составление штатных расписаний, расчет бюджета, управление закупками, поиск выгодных тендеров, и т.д. Плюс сопутствующее оформление вынужденного изобилия документов под каждый из этих процессов.

Нужно ли констатировать, что все это безобразие легко «проапгрейдить»? Банальная автоматизация с помощью AI ускорит составление шаблонных документов в десятки раз. Буквально! А за счет внедрения ERP-системы или интеграции в нее нейросетей выигрыш будет еще более ощутимым. Примеры будут ниже, не переключайтесь.

Работа рядовых офисных сотрудников на 80% состоит из повторяющихся однотипных действий. Открыть вкладку браузера, найти в онлайн-базе определенный ресурс, скопировать из одного документа в другой, дописать в шаблон заключение и поменять цифры на актуальные. Думаю, вы понимаете, о чем речь. 

Но дело в том, что даже вне офиса современные технологии искусственного интеллекта способны значительно повысить производительность труда. Я уже рассказывал, как технология Retrieval Augmented Generation (RAG) облегчает работы по обслуживанию оборудования на производстве. 

Представьте: обычное мобильное приложение с привычным уже сегодня диалоговым окном нейросети. Инженер вводит описание неисправности в узле или даже просто фотографирует его, а ИИ подсказывает, в чем причина неисправности и как ее устранить. И никаких галлюцинаций! Ведь в основе — строгая база знаний, доступ к которой LLM получает через RAG.

Результат: умный и очень быстрый ассистент, повышающий эффективность работы в несколько раз. Важно, что подобные решения отлично работают в любой отрасли:

• юриспруденция (для мгновенного формирования готовых договоров и обращений в официальные структуры);
• бухгалтерия (для расчет зарплат и отпусков);
• страхование (доступ к базе страховой компании и AI-рекомендации по оценке ущерба);
• производство (интерактивные справочники и обучающие материалы на базе LLM, инструкции по ремонту);
• ритейл и логистика;
• медицина и т.д.

По итогу, автоматизировав до 80% ненужных действий, мы получим мощную экономию средств. А сотрудники освободятся для чего-то более важного.

Еще один способ оптимизировать штат без сокращений — повысить квалификацию работников. На первый взгляд, звучит банально. Где-то на уровне «корову нужно больше доить и меньше кормить». Однако в Европе многие крупные предприятия внедряют те или иные цифровые решения именно для того, чтобы обучать сотрудников и поддерживать их квалификацию на должном уровне.

Вкладываться в обучение сотрудников в целом выгодно для бизнеса, но дорого. А приложения или ИИ-ассистенты кратно удешевляют процесс повышения квалификации. Причем спектр решений здесь широкий: от простых тестов в мобильном приложении до VR-систем по типу тех, которые использует Toyota.

Ранее мы сказали про повышение эффективности за счет автоматизации. Однако очень многие операции в типичной деятельности сотрудников можно вовсе исключить. Это однообразная рутина. Ctrl+C/Ctrl+V или где-то около.

С подобными однообразными задачами легко справляется ИИ. Причем все лучше и лучше, ведь LLM-системы не стоят на месте. Получается искусственный интеллект и вправду заменяет живых людей?

Да, но нет. Рутина в принципе непродуктивна. Даже если сотрудник старательно и хорошо выполняет эту работу, ваш бизнес в это время только теряет. Обучите сотрудника более полезной деятельности (см. предыдущий пункт), а рутину скиньте на ИИ-шку.

Как еще оптимизировать штат без увольнений? Внедряйте программы мотивации сотрудников. Используйте геймификацию, задействуйте внутреннюю валюту для поощрения полезной деятельности и высоких результатов, стимулируйте проактивное поведение. У меня был подробный разбор различных стратегий мотиваций сотрудников в этой статье.

Плохая коммуникация в команде часто ведет к резкому снижению производительности всего отдела, а иногда и вовсе ставит под удар всю компанию. Так было с нашим клиентом DKC. 

Одним из решений, разработанных Siberian.pro для этой компании, стало корпоративное приложение. Задачей приложения было именно налаживание коммуникации между подразделениями компании в разных городах, а также повышению лояльности сотрудников одного подразделения. Почитайте эту историю подробно у нас в кейсах, это интересно.

Как видите, сокращение штата — не единственный способ оптимизировать работу персонала. Теперь давайте посмотрим, как это работает на практике, а затем перейдем к инструментам и методам.

Теория — это хорошо, но бизнес живёт конкретными проблемами. Давайте разберем несколько реальных историй, основанных на нашем опыте работы с клиентами. Какие инструменты и методы мы использовали?

Бывает так: опытный сотрудник, например, ваш лучший инженер или руководитель отдела, выполняет задачи, которые не требуют его экспертизы. Например, проводит первичные собеседования с новыми сотрудниками. Или онбординг.

Несмотря на то, что такое встречается сплошь и рядом, по сути это факап, прошу прощения за мой французский. Ведь главная задача сверхквалифицированного спеца — решать сложные задачи и двигать проекты вперед. А вы зачем-то оплачиваете ему работу кочегара по ставке начальника поезда.

Что делать: автоматизировать первичный скоринг кандидата. Передать ИИ проверку базовых hard skills, чтобы опытные специалисты подключались к собесам только с теми кандидатами, кто уже миновал первичный отбор.

Как мы это делали: Для IT-компании, которая постоянно нанимает разработчиков под аутсорс, мы внедрили систему анализа первичных интервью. HR-менеджер проводил видеозвонок с кандидатом, задавая стандартные технические вопросы. Далее запись автоматически расшифровывалась, а ИИ-модель, обученная на критериях инженеров компании, оценивала ответы.

В результате технические специалисты перестали тратить время на скрининг, а сосредоточились на собеседованиях с уже проверенными кандидатами. Нагрузка на них упала, а процесс найма ускорился на десятки рабочих часов в месяц. Это ли не оптимизация кадрового процесса в действии?

К слову, внедрение такого ИИ обошлось клиенту очень недорого.

Для малого бизнеса это, вероятно, не так актуально. А вот для бизнесов покрупнее, со штатом от 1000 человек и выше решение любых кадровых вопросов превращается в квест. Уйма времени уходит на оформление заявок, подтверждение, получения одобрения начальства, и т.д. Прозрачности нет, сотрудники нервничают, а руководство не понимает общей картины загрузки сотрудников.

Что делать: создать единый и простой цифровой канал для всех внутренних процессов. Внедрять комплексную ERP-систему, привязанную к 1С, обычно не требуется. Вполне достаточно понятного сотрудникам инструмента, например, мобильного приложения.

Как мы это делали: Для уже упомянутой компании DKC, производство которой присутствует в трех городах, мы разработали корпоративное мобильное приложение. В нём сотрудник в два клика подает заявку на отгул или отпуск, руководитель так же быстро её согласовывает, а бухгалтерия сразу видит актуальные данные.

Помимо этого, в приложении есть вся структура компании, чаты, новости и учебные материалы. Исчезли бесконечные уточняющие письма и конфликты из-за «незачтенного» дня. Административная нагрузка на отдел кадров и руководителей сократилась в разы, а сотрудники получили один понятный источник достоверной информации.

В этом же приложении реализованы мотивационные инструменты и внедрена эффективная коммуникация — то, о чем я сказал выше. Одно приложение в комплексе решает сразу несколько задач оптимизации кадровых процессов.

А вот классическая история для склада в ритейле, производстве или в логистике. Задача сотрудника — контролировать качество продукции или собирать заказ, но вместо этого он тратит время на спринтерские пробежки по складу в поисках полки, на которой лежит нужный для заказа товар или тратит уйму времени на ручные проверки.

Что делать: дать сотруднику в руки такой цифровой инструмент, который кардинально изменит процесс его работы, переформатирует так, чтобы каждый шаг стал простым и осмысленным.

Как мы это делали: разрабатывая мобильное приложение для ритейлера SPAR, мы увидели, что сборщик заказов с бумажным списком тратит больше часа на один заказ и при этом допускает ошибки. Как изменить формат работы, чтобы ускорить процесс и исключить ошибки? 

В мобильном приложении мы реализовали формирование оптимального маршруту по магазину или складу и добавили сканирование штрихкода товара камерой телефона. В результате предельное время сборки сократилось до 31 минуты, количество ошибок упало на 67%, а точность сборки выросла на 40%. Плюс, приложение заменило кассовый аппарат и стало связующим звеном между сборщиком, менеджером и курьером.

Во всех случаях, находились конкретные точки, где бизнес терял время и деньги из-за несовершенных процессов, а изменения наступали только тогда, когда грамотно внедрялись технологии и вопрос с оптимизацией расходов на персонал решался сам собой. Результат — не только экономия, но и усиление команды, которая наконец может заниматься тем, что действительно умеет (и хочет).

Но даже самая лучшая технология не сработает, если ее неправильно внедрить. Следующий шаг — самый важный: как внедрять изменения, чтобы команда приняла их с облегчением, а не со страхом?

Переходим, пожалуй, к самой интересной части этой статьи — оптимизации кадрового состава по шагам. Сразу хочу заметить, что даже самый лучший инструмент провалится, если его просто «спустить сверху» как приказ.

На основе десятков внедрений мы вывели простой алгоритм действий. Он, конечно же, не гарантирует, что всё пройдет идеально, но точно сведет риски к минимуму.

Прежде чем заниматься оптимизацией персонала на своем предприятии, постарайтесь честно разобрать ваши процессы изнутри. Буквально: возьмите секундомер (читай: тайм-трекер) и замерьте, где сотрудники тратят больше всего времени, какие операции отнимают силы, но не приносят реальной ценности. 

Как это сделать: Возьмите блокнот (или откройте заметки на ноуте) и ответьте себе на несколько вопросов по каждому отделу:

1. Что сотрудники делают руками регулярно? Например, «менеджер копирует данные из заявки в CRM», «бухгалтер вручную сводит данные из двух Excel-таблиц и т.п.».
2. Где чаще всего сотрудники стопорятся? (Ждут согласования, ищут информацию, исправляют одни и те же ошибки).
3. На что они тратят больше всего времени, но результат этого почти не виден? (Условные ежедневные пятистраничные отчеты, которые никто не читает).

После предварительного анализа попробуйте прикинуть, сколько стоят ваши проблемы. Сколько часов в месяц уходит на ручной сбор отчетов? Сколько денег вы теряете на исправлении ошибок из-за «человеческого фактора»?

Как это сделать: Потребуется калькулятор и немного вашей усидчивости. Считаем сначала сколько времени затрачивается на выполнение той или иной операции. Скажем, если два менеджера тратят по 1 часу в день на ручной отчет, это 2 часа * 22 дня = 44 человеко-часа в месяц. 

Далее, умножаем полученные человеко-часы на стоимость работы часа специалиста, чтобы получить понимание по деньгам: 44 часа * [ставка] = прямые потери.

Косвенные потери считаем как упущенную прибыль, репутационные потери, организацию возвратов и другие траты.

Зачем это нужно: Одно дело видеть, что работа выполняется не совсем идеально. И совсем другое — понимать, что эта неидеальность стоит компании сотни тысяч рублей еженедельно.

Например, у нас так было с проектом SPAR, о котором я писал выше. Если больше трети заказов собирается с ошибкой, финансовые потери компании на замену товаров становятся сопоставимы с прибылью. А репутационные издержки могли и вовсе поставить под угрозу всё направление доставки. К счастью, в реальности, вовремя принятые меры помогли добиться роста там, где иначе случилась бы катастрофа.

И вот теперь, понимая реальные боли и их стоимость, можно определиться, что в итоге нужно именно вашему бизнесу. Не ищите «волшебную таблетку». Ищите решение под конкретную задачу. Иногда это готовая CRM, а иногда — как в случае с нашим клиентом RG Brands — лучше создать кастомную платформу. Нюансы выбора «готовое решение vs. кастомное» я расписывал в этой статье.

В данном случае мы разработали единое цифровое решение, которое связало данные отдела продаж и маркетинга, чтобы они начали работать слаженно.

Как это сделать: Составьте таблицу. В одной колонке — три проблемы, обходящиеся бизнесу дороже всего (из шага 2), в другой — простейшее возможное решение.

Зачем это нужно: На этом этапе мы переходим от осознания проблемы к пониманию, как будет ее решать. Конечно, продолжая держать в голове оптимизацию штата компании.

Сказать проще, чем сделать. Потому что на самом деле это, безусловно, не один шаг в задаче кадровой оптимизации, а совершенно отдельная задача, требующая своих шагов и этапов. И ресурсов.

Поэтому, если речь идет о цифровом решении — разработке мобильного приложения или внедрении ИИ — лучше рассмотреть вопрос привлечения стороннего подрядчика.

Самое опасное — просто спустить новое решение сотрудникам как указание. В этот момент многие инициативы и проваливаются. Объясните команде, какие именно их ежедневные проблемы решит этот инструмент и как именно. Покажите, как он сэкономит им время и избавит от головной боли.

Как это сделать: Попробуйте провести встречу-анонс. Но говорите не о функциях системы («вот тут кнопка, тут отчет»), а о том, как она решит конкретные боли команды.

Вместо: «Мы внедряем новую CRM, все будут в ней работать».

Лучше: «Ребята, мы нашли способ избавить вас от ручного переноса заявок из почты. Система будет делать это сама. Вы сэкономите минимум час в день, а за счет того, что все сделки будут зафиксированы, вы не потеряете премию за клиента».

Зачем это нужно: Когда люди видят личную пользу (меньше рутины, меньше ошибок, проще коммуникация) они из саботажников превращаются в ваших главных союзников.

Оптимизация не заканчивается на внедрении. Первые несколько недель — ключевые, чтобы понять, как решение прижилось. 

Как это сделать: Соберите обратную связь одним из этих способов:

• Проведите 15-минутный созвон с теми, кто работает с системой. Спросите: «Какие три действия в новом инструменте отнимают больше всего времени?» Этот вопрос подсвечивает конкретные узкие места, а не абстрактное «неудобно». Да и вообще всегда старайтесь конкретизировать претензии.
• Попробуйте «пройтись по процессу» вместе с сотрудником. Попросите его выполнить типовую задачу в новой системе, комментируя вслух каждое действие. Вы сразу услышите: «туплю, не понимаю, куда кликнуть», «а вот это лишнее». И это самый честный фидбек.
• Запустите анонимный микро-опрос всего из двух пунктов:

1. По шкале от 1 до 10, насколько новый инструмент упростил работу?
2. Какую одну доработку нужно сделать в первую очередь?

Зачем это нужно: Чтобы вовремя заметить, если что-то пошло не так, и быстро это поправить. Когда мы ведем проекты, то специально закладываем этот этап — потому что первые недели работы всегда показывают, где и когда нужна дополнительная настройка. Часто одно небольшое изменение на этом этапе повышает отдачу от инструмента вдвое.

Ключевая ценность бизнеса — люди. Мы в Siberian.pro отлично это знаем, в том числе потому, что и сами не раз переживали кризисные периоды. И каждый раз выбор наиболее человеко-ориентированного решения оказывался самым эффективным в итоге.

Если вдуматься, оптимальный результат — это когда вы оптимизируете не численность штата, а рабочее пространство и процессы. И именно это в итоге дает и финансовый результат и сильную мотивированную команду.

Раз вы дочитали статью до конца, значит проблема вам знакома. Давайте решим ее вместе. Напишите нам в Telegram‑бот или на почту. Мы поможем проанализировать ваши текущие процессы и понять, как оптимизировать расходы на штат именно в вашем случае.