ERP-системы: что это и как они работают

В последнее время мы много пишем про цифровизацию бизнеса. Ключевым ее компонентом является ERP-система. Сегодня рассуждаю на тему, что такое ERP, каждому ли бизнесу она нужна и как ее выбрать (или, возможно, лучше разработать что-то свое?).

ERP (Enterprise Resource Planning) — это интегрированная система управления ключевыми бизнес-процессами и ресурсами компании.

В общем случае ERP-система включает следующую функциональность:

• финансовый учет и планирование;
• управление закупками и снабжением;
• управление производством;
• логистика и склад;
• управление продажами;
• HR;
• аналитика и отчеты.

Главная идея ERP-системы, отличающая ее от классических подходов, — централизация. Все данные хранятся и обрабатываются в единой системе, что исключает разрозненные таблицы, документы, дублирование информации и несогласованные отчёты. 

В ERP консолидируется вся информация о компании. По сути, это и есть тот самый цифровой двойник предприятия, о котором я писал здесь, только лайт-версия. 

Благодаря ERP компания видит целостную картину — от заказа клиента до выставления счета и анализа маржинальности.

Технически, ERP-система — это база данных и множество модульных интеграций под каждую функцию. Однако для того, чтобы случилась магия, архитектурно ERP выстраивают из трех уровней.

Уровни ERP-системы:

• Уровень данных. Здесь хранятся все данные о предприятии: транзакции, заказы, показатели, список персонала. Сюда же складируются анализируемые метрики и производственные показатели.
• Уровень бизнес-логики. Сырые данные сами по себе не приносят пользы. Польза появляется в тот момент, когда мы начинаем с ними работать. Бизнес-логика отражает реальные процессы на предприятии: пришел заказ от клиента → проверка остатка → резервирование на складе нужного количества → планирование производства → отгрузка → выставление счета. Каждый из этих процессов оцифрован в ERP-системе и привязан к соответствующим данным с первого уровня.
• Уровень представления. А это уже пользовательский интерфейс.
  Визуально это может быть дашборд с показателями, таблица, диаграммы. А технически — веб-портал, мобильное приложение или BI-панель. Важно, что система управления ERP предлагает единый интерфейс для всех процессов компании. Такая унификация соответствует принципам создания ERP и довольно наглядна даже в случае крупных предприятий с комплексными бизнес- и технологическими процессами.

Итак, ERP система в общем случае работает следующим образом. 

Допустим, у вас небольшое предприятие по производству металлопроката. Клиент оставил заказ на партию 1000 единиц профилированных листов, срок поставки — через 6 недель. На складе доступно 200 штук готовых изделий. В производстве часть необходимого сырья — стального листа есть, часть нужно заказать у поставщиков.

Менеджер по продажам регистрирует в ERP входящий заказ (Sales Order — SO) на 1000 единиц. В карточке заказа указываются: артикул, количество, дата поставки, условия поставки, цена, клиент, склад отгрузки и другая необходимая информация.

Что делает ERP:

• Проверяет доступность на складе (ATP — available to promise). Находит 200 штук в свободном остатке.
• Резервирует 200 единиц под этот заказ. Т.е. изделия в системе числятся, как относящиеся к этому заказу и списываются с наличия.

Инженер по планированию производства или начальник производства вручную запускают MRP-запрос или ERP-система сама запускает планирование по расписанию. Модуль MRP рассчитывает, какие материалы и какие объёмы производства необходимы для выполнения этого и других открытых заказов.

Что делает ERP:

• Считает потребности по компонентам BOM для 1000 изделий.
• Учитывает текущие остатки, открытые закупочные заказы, время поставки (lead time) и ёмкость производства.
• Формирует наряд на производство (Production Order) и заказ на поставку (Purchase Order) для сырья, которого не хватает (800 штук), и именно в том количестве, которое рассчитано исходя из плана.

На основании результатов MRP создаются заявки на закупку и затем — заказы на поставку поставщикам на недостающие материалы (листовой металл, антикоррозионное покрытие, упаковка).

Что делает ERP:

• Формирует PO с указанием количества, даты требуемой поставки, цены, условий платежа.
• Отслеживает подтверждение от поставщика.
• При поступлении счета от поставщика сверяет его параметры с заказом: сколько заказано, сколько принято, сколько оплачено.

После подтверждения получения всех необходимых ресурсов, ERP переводит плановый заказ в производственный наряд. Производственный наряд содержит BOM, маршрут, нормы времени, требуемые ресурсы (станки, специалисты), спецификации качества и другую релевантную информацию, необходимую для производства. 

Что делает ERP:

• Резервирует на складе необходимые материалы для производства.
• Назначает ресурсные мощности и создает расписание, распределяя работы по оборудованию и цехам.
• Генерирует документы для цеха: технологические карты, техзадания, этапы работ, штрих-коды для операций.

Операторы в цеху получают задания через терминалы/мобильные устройства: какие операции выполнять, в какой последовательности. Они снимают материалы со склада по штрих-кодам, фиксируют время работы, простои, списания и брак, расход материалов. Для этого можно использовать промышленные мобильные приложения.

Что делает ERP:

• Регистрирует старт/финиш операций, списывает материалы со складского учета, начисляет затраты на производственный заказ.
• Отслеживает фактическое время и сравнивает с нормативами выполнения работ.
• В случае отклонений (например, брак стал выше допустимого) создает уведомление для службы контроля качества. А если внедрить ИИ, то статистика по браку может использоваться для предиктивного обслуживания оборудования. Я писал о том, как это делается на реальных производствах и каких результатов можно достичь, здесь.

После производства партия проходит контроль качества: измерения, тесты, визуальный осмотр. Если партия прошла контроль качества — выполняется приход на склад готовой продукции.

Что делает ERP:

• Фиксирует результаты инспекции в карточке партии/серии.
• Списывает изделия в производстве и переводит произведенные единицы в запас готовой продукции.
• Если есть брак — создает записи возврата/утилизации, корректирует себестоимость.

Далее, ERP-система создает отгрузочные документы: накладные, списание со склада готовой продукции. Служба склада подбирает товар, упаковывает и передает в логистику.

Что делает ERP:

• Формирует маршрут отгрузки (здесь тоже пригодится ИИ), печатает транспортные накладные, маркировку.
• Списывает товар со склада в момент фактической отгрузки.
• Обновляет статус на «отгружено».

На основании отгрузки ERP по команде бухгалтера или автоматически генерирует счет и отправляет клиенту. Когда бухгалтерия получает платеж, она сверяет его с выставленным счетом и закрывает дебиторскую задолженность.

Что делает ERP:

• Фиксирует выручку и соответствующие бухгалтерские проводки: дебет/кредит по счетам, НДС и пр.
• Ведет статистику и анализ просрочек по заказчикам.
• Автоматизирует напоминания клиентам по неоплаченным счетам.

Итак, заказ отгружен и оплачен. Производится закрытие заказа на производство. Информация уходит в аналитический модуль, где бизнес-аналитик или менеджер производства может увидеть эффективность использования ресурсов, посчитать фактическую себестоимость по отношению к плановой и т.д.

Что делает ERP:

• Сводит воедино все затраты (сырье и материалы, работа, накладные расходы, списание и брак) и рассчитывает фактическую себестоимость партии.
• Вносит в базу финансовые записи.
• Формирует отчеты: отклонения фактической себестоимости от нормативной, эффективность использования ресурсов.

Теперь в дашборде ERP руководство и аналитики могут посмотреть отчеты по каждому шагу производства: закупка, работа склада, оборачиваемость, маржа по клиентам, производительность и многое другое. А на основе данных уже принимаются дальнейшие решения: стоит ли поменять что-то в процессе работы, оптимизировать маршруты, пересмотреть планы закупок, внести изменения в расписание работы оборудования.

Что делает ERP:

• Формирует дашборды в реальном времени, запускает сценарии прогнозирования спроса (при подключенном AI/ML), создает сигналы тревоги для управляющих производством, если запасы ниже порога или снизилась эффективность оборудования, что может служит признаком грядущей поломки.
• Поддерживает цикл PDCA (plan-do-check-act) за счёт исторических данных

Звучит круто, не так ли? Все производство оказывается полностью в «цифре» и доступно к анализу и моментальной подстройке, если что-то пошло не по плану.

Но нужна ли ERP-система вашему бизнесу? Может, проще по-старинке? Сейчас разберемся.

Конечно же, не всякому. Ключевых критериев принятия решения три:

1. Размер бизнеса. Большим и средним компания ERP нужна как воздух. В 21-ом веке вести документацию в таблицах Excel — это почти луддизм. А вот с малым бизнесом не все однозначно.

С одной стороны, у небольшого предприятия не так много ресурсов, чтобы ими автоматизированно управлять, можно и руками справиться без особых проблем. Внедрение ERP может просто не окупиться.

С другой стороны, ошибки планирования и отсутствие целостности в данных может выйти боком вне зависимости от размера предприятия. А вместо внедрения коробочной системы можно разработать кастомную ERP-систему именно под ваши процессы. Это будет значительно дешевле!

2. Нет целостной картины бизнеса, бизнес-процессы непрозрачны. Что-то куда-то продаем, но непонятно, куда деваются деньги. Вроде бы закупили достаточно сырья, но на производстве заявляют, что не хватило. Такие ситуации — признак того, что информация о реальном состоянии бизнес-процессов в компании теряется. А значит стоит, как минимум, подумать о внедрении ERP.

За счет консолидирования данных и централизованного доступа к ним ERP-система поможет упорядочить бизнес-процессы и найти узкие места и дыры в бюджете.

3. Есть планы на развитие бизнеса. Выход на новые рынки, расширение ассортимента, открытие филиалов — все это, во-первых, усложняет информационную составляющую бизнеса (а значит, будут актуальны п.п.1 и 2 выше), а во-вторых, требует предварительной аналитики. И вот здесь снова целесообразно рассмотреть ERP с ее отчетами и дашбордами.

По данным глобальных исследований, 83% организаций, внедривших ERP в свои бизнес-процессы, подтвердили, что это в итоге окупилось. Для малого бизнеса тоже! Не обязательно держать в голове монстров вроде решений от SAP или Microsoft. Вполне можно внедрить недорогое, но максимально эффективное решение.

Хорошо, а что именно внедрять? Облачную ERP? On-premise ERP? Брать коробку или разрабатывать кастомное решение?

Преимущества:

• Быстрое внедрение. Все модули на любые случаи жизни уже разработаны — финансы, склад, закупки, HR и многое другое. Сам процесс тоже как правило отлажен.
• Надежность и стабильность. Система уже протестирована сотнями клиентов.
• Регулярные обновления.
• Вендор поддерживает соответствие законодательству (НДС, ФСБУ, отчетность).
• Экосистема интеграций. Поддержка CRM, BI, маркетплейсов, API, мобильных приложений.
• Есть облачные версии. Не требует серверов и больших ИТ-команд для поддержки.

Недостатки:

• Ограниченная гибкость. Некоторые бизнес-процессы придётся подстроить под систему, а удобнее когда наоборот.
• Лицензионные и подписные платежи. Особенно при росте пользователей.
• Зависимость от вендора. Скорость изменений и обновлений низкая. Не факт, что обновления привнесут именно тот функционал, который вам нужен здесь и сейчас.
• Переизбыток функционала. Из коробки может идти множество ненужных модулей, которые либо вообще никогда не пригодятся, либо будут использоваться раз в пятилетку. А платить абонентскую нужно каждый месяц.

Преимущества:

• Максимальная адаптация под бизнес. Можно реализовать любую логику, специфику отрасли.
• Контроль над архитектурой и данными. Всё хранится на ваших серверах, без внешних зависимостей.
• Интеграция с внутренними системами без компромиссов и «костылей».
• Гибкость масштабирования. Можно постепенно добавлять модули и функции.

Недостатки:

• Высокая стоимость разработки и сопровождения в сравнении со стоимостью внедрения готового решения. В краткосрочной перспективе это менее выгодно, но в долгосроке вложения окупятся.
• Внедрение займет дольше. Срок разработки MVP может составить до 6-10 месяцев, плюс время на адаптацию решения.
• Риски vendor-lock и зависимости от разработчиков. С другой стороны, исходные коды остаются у вас, так что продолжить разработку и обеспечить поддержку можно будет как с другой командой, так и собственными силами.

Интегрированная платформа, которая объединяет бизнес-процессы и данные компании и обеспечивает централизованное управление ими.

CRM-система направлена только на отношения с клиентами и работу с продажами. ERP-система охватывает все внутренние бизнес-процессы компании: финансы, HR, закупки, производство. Т.е. CRM может являться частью (модулем) ERP-системы.

Да. Особенно если компания растет и появляются проблемы с учетом финансовых потоков, отчетностью и согласованностью данных.

Облачные решения быстрее в развертывании и дешевле в сопровождении. Порядка 85% бизнесов выбирают именно «облако». Локальные ERP дают больший контроль и гибкость в настройках, но требуют больших ресурсов для внедрения и сопровождения.

От нескольких недель для простых готовых облачных решений до года и более — для крупного внедрения кастомных ERP.