Управлять удаленными сотрудниками без жесткого контроля. Реально ли это?

Легко управлять сотрудниками, если в компании всего 10 человек. Но как быть, если вас уже больше сотни и все на удаленке? Вместо тайм-трекеров, скринов экрана и контроля за каждым шагом, мы в Siberian.pro используем способ, основанный на обратной связи. Мы пришли к этому через «боль», с которой неизбежно сталкивается компания в процессе роста количества сотрудников.

9 лет назад, когда мы только-только создали Siberian.pro, такой вопрос просто не стоял. Нас было около 10 человек. Мы были командой друзей и единомышленников, сидели в одном офисе и горели своим делом. Уже тогда я твердо решил, что у нас будет система удаленного управления без навязчивого контроля сверху, чтобы сотрудники были свободны в принятии решений и распределении задач.  

Годы шли, компания росла. Количество сотрудников перевалило за сотню, но принципы не менялись. 

На каком-то этапе мы стали понимать, что не знаем своих сотрудников. Как они работают? Что получается хорошо, а что — не очень? Какие у них планы в карьере и в жизни? Все работают в разных городах, странах и часовых поясах. Как в таких обстоятельствах быть уверенным, что все мы на одной волне и на 100% преданны нашему общему делу? 

Стандартная практика — внедрять инструменты контроля, жесткий учет рабочего времени, программы, которые делают скриншоты экрана сотрудника, частые созвоны и прочие средства держать команду «в тонусе». Мне никогда не был близок такой подход. Какой смысл мотивировать сотрудников работать принуждением, из-под палки? 

И тогда мы обратились к системообразующим принципам Siberian.pro: 

• Мы формируем пространство для развития и постоянно даем друг другу обратную связь.
• Все процессы в компании по возможности нужно автоматизировать и оцифровывать.
• Результаты должны быть измеримыми.

Мы стали думать, как сделать так, чтобы люди не теряли желание работать и развиваться. И снова обратились к нашим любимым принципам — цифровизации и автоматизации бизнес-процессов. 

Так появилась наша система оценки сотрудников.

1. Взаимопонимание в команде. Регулярная обратная связь от коллег по работе дает сотруднику понимание, удовлетворяет ли он потребности команды. 
2. Синхронизация ожиданий. Мы вместе с сотрудником определяем точки развития. Даем возможность повысить уровень компетенций и, соответственно, уровень дохода. 
3. Рейтинг сотрудника. На этот показатель можно ориентироваться при сборе команды на новый проект.  
4. Элемент корпоративной культуры. Такая форма оценки учит коллег давать обратную связь сначала через форму, а затем и друг другу лично. Мы привыкаем слышать друг друга.

У нас есть специальный документ с планами оценки для каждого сотрудника.

Talent-менеджер — планирует процесс, оценивает результаты и составляет карту развития сотрудника, основываясь на обратной связи.

Администратор  — рассылает сотрудникам формы для заполнения и отслеживает полученные результаты. Сбор оценок происходит в гугл-форме.

Технолог — сводит данные в единую таблицу.

Все остальные результаты автоматизированы:

• Бот присылает администратору сообщение, что пришло время рассылать сотрудникам формы для обратной связи.
• Сотрудник рассылает формы и по завершению нажимает кнопку «готово».
• Бот рассылает всем заинтересованным лицам сообщение о готовности. 
• Если требуется личный созвон с сотрудником, система сама организует встречу.

Сейчас администратор рассылает формы сотрудникам для сбора обратной связи, но мы планируем автоматизировать весь процесс. Появится бот, который будет уведомлять администратора о том, что пришло время отправлять формы. Еще бот станет рассылать всем заинтересованным лицам сообщение о готовности оценки. Если по результатам потребуется личный звонок с сотрудником, система сама организует встречу.

• Руководители команд. По сути, лидеры профильных отделов;  
• Разработчики;
• Руководители проектов;
• Тестировщики; 
• Аналитики.

Каждый сотрудник профильного отдела дает оценку своим коллегам. Отвечает на вопросы, посвященные профессиональным и софт скиллам коллеги по отделу, и выставляет по каждому пункту оценки от 1 до 5. 

Для каждой роли своя форма оценки. Например, разработчиков команда оценивает только по софт скиллам, ведь насколько хорошо он пишет код, понятно по результатам его работы.

Для аналитиков оценивают: коммуникации, вовлеченность, проактивность, компетентность. Все итоговые результаты выражены в цифрах.

Руководители команд — это ключевые люди в командах проектов. Их оценивают по двум главным категориям: удовлетворенность команды работой руководителя и форма погружения в проект.

Отдельная форма существует для оценки эффективности работы специалиста по QA:

Как видите, для каждой роли разработана своя уникальная форма оценки, чтобы учитывать специфику работы каждого отдела и не превращать весь процесс оценки в формальность для галочки и профанацию.

Первый ассессмент проводим сразу после испытательного срока сотрудника. Затем — каждые полгода.

После окончания оценки сводим полученные данные в личный кабинет сотрудника. После этого проводим онлайн-встречу с сотрудником, где, опираясь на цифры, факты и мнения коллег, даем рекомендации и прописываем цели на ближайшие полгода в карте развития. У компетентного и добросовестного специалиста появляются стимулы для карьерного роста.

Что делать, если оценка эффективности сотрудника выявила недостатки в его работе? 

Мы объясняем человеку, в каких аспектах его работа неудовлетворительна и где ему нужно прокачать свои навыки. Когда на руках есть цифры и факты, сотрудник понимает, что это не придирки и личные счеты, а объективное мнение его коллег. После этого также составляем карту развития и договариваемся, какие шаги нужно предпринять, чтобы исправить ситуацию. И только если к следующему ассессменту ситуация повторяется, мы расстаемся с сотрудником. 

ВАЖНО: мы стараемся быть реалистами и не ставить сотрудникам тяжелых и невыполнимых задач.

1. У руководства есть объективные данные о качестве работы сотрудников, основанные на цифрах, фактах и мнении непосредственных коллег. 
2. Все сотрудники регулярно получают обратную связь от коллег, не варятся в «собственном соку» и чувствуют себя частью команды. В коллективе не остается места для недопонимания.
3. Сотрудники всегда знают, куда им расти и какая награда их ждет за результат.  

Я убежден, что даже в таких неочевидных сферах, как управление персоналом, цифровизация помогает руководству «держать руку на пульсе», поддерживать компетенции и мотивацию сотрудников на высоком уровне. А главное — делать это без давления на людей, без программ для скриншотов экранов и без десятков бессмысленных совещаний. 

Мы за свободу вместо принуждения.

Почувствовать это можно в Telegram-канале Siberian.pro. Расскажем о разработке, поддержим и подарим ценные диджитал-инсайты.

Мы в Siberian.pro сделали 220+ мобильных приложений, веб-сервисов и цифровых экосистем для бизнеса. Если вы хотите создать свой продукт, улучшить существующий, заняться цифровизацией компании — пишите на почту sales@siberian.pro. Ждем вашего письма!